5 techniques pour améliorer l’efficacité de vos techniciens avec un logiciel
Vous avez choisi de mettre en place un nouveau logiciel de gestion des interventions techniques, et vous attendez ses retours sur investissement ? Au travers de ces 5 astuces, vous allez déjà comprendre comment cette solution peut contribuer à rendre vos techniciens plus efficaces sur le terrain.
1. Simplifier l’étape du compte-rendu
Tous les techniciens doivent rédiger un compte-rendu d’intervention. Non seulement il permet au client d’avoir les informations sur le travail effectué, mais il vous offre aussi une traçabilité utile pour connaître les dossiers des clients et leur garantir le meilleur accompagnement possible.
Avec un logiciel comme Praxedo par Luxfactory, vous pouvez déployer un modèle de compte-rendu unique. Grâce à la standardisation du processus, toutes les équipes accèdent beaucoup plus simplement aux informations. Du côté des techniciens, on souligne à la fois le gain de temps considérable et la possibilité de mieux se concentrer sur la satisfaction du client ainsi que la qualité de l’intervention.
2. Intégrer la possibilité de prendre des photos
L’application mobile associée à votre solution de gestion des interventions techniques doit permettre de prendre des photos. Celles-ci peuvent aussi bien être ajoutées au compte-rendu qu’envoyées aux équipes au bureau, afin de faire remonter plus rapidement les éventuels problèmes. Avec ces photos, vous fluidifiez la communication d’une manière générale.
Les photos des interventions peuvent avoir plusieurs rôles :
- Réaliser un avant / après pour garder une trace et éviter tout potentiel litige
- Illustrer une panne
- Renforcer la traçabilité des actions menées
- Enrichir la base de connaissances de l’entreprise et même servir de support de formation
3. Optimiser les plannings
Un technicien sera naturellement plus performant si sa tournée journalière est optimisée. Pour cela, vous avez tout intérêt à utiliser un logiciel de gestion des interventions techniques capable de croiser les commandes clients avec les plannings des techniciens, et de tenir compte des distances et kilométrages pour vous aider à faire les meilleurs choix.
Dans cette phase de gestion et d’optimisation des plannings, il ne faut rien laisser au hasard. Par exemple, on tient compte aussi de la circulation aux abords des grandes villes en heure de pointe, ou encore de la complexité de chaque intervention et du temps qu’elle peut prendre.
4. Connaître les équipements sur place
Avant de déplacer un technicien pour une intervention chez le client, il convient de prendre note du ou des équipement(s) sur le(s)quel(s) il faudra travailler. En effet, quand on anticipe cet élément, on peut déjà s’assurer d’avoir des pièces de rechange compatibles à disposition dans certains cas. Grâce à cela, le problème peut être résolu en une intervention au lieu de deux.
Si vous tenez compte de la nature de chaque équipement, vous pouvez aussi plus facilement affecter les bons techniciens en fonction de leurs connaissances et spécialités, notamment quand il faut intervenir sur des installations plus complexes ou spécifiques.
L’association entre le logiciel et le CRM, par exemple, peut permettre de conjuguer les données d’intervention avec les informations client. Enfin, la mise à disposition de la bonne documentation sur l’application du technicien contribue elle aussi à lui simplifier la tâche sur place.
5. Former les équipes
La formation fait partie des incontournables pour améliorer l’efficacité des techniciens sur le terrain. Bien évidemment, on pense avant tout aux formations techniques, permettant d’assurer toutes les tâches de maintenance et de réparation, mais aussi d’être en mesure de comprendre le mode de fonctionnement de tous les équipements auxquels on est confronté.
Mais on peut aussi former les techniciens aux outils informatiques mis en place, pour les aider à réaliser des comptes-rendus plus précis, à faire remonter toutes les informations de la manière la plus optimale et à communiquer efficacement en cas de problème ou d’aléa. Mieux familiarisé avec les outils à sa disposition, le technicien sera plus à l’aise dans sa mission et plus à même de travailler vite et bien !